一般在檔案庫房密集架使用的時候應(yīng)該注意以下幾點事項。火災(zāi)是能夠?qū)n案造成重大損失的直接隱患，而且**性的無法挽回。密集架本身具有一定的阻燃和防火功能，但是，檔案庫首先要做好消防安全措施。在開始預(yù)先建設(shè)庫房密集架時，就應(yīng)當(dāng)選用一些耐燃、阻燃的防火材料，嚴把質(zhì)量關(guān)，不得使用不符合標準的材料，更不能使用易燃材料。同事還應(yīng)當(dāng)配備一些滅火器材，以防需要時使用。不得使用規(guī)定外的電氣、電氣設(shè)備，如電水壺、電爐等，有條件的單位還可以加裝消防警報電子監(jiān)控設(shè)備。防盜是防止人為因素破壞檔案的必要措施。檔案對企業(yè)是無價的，但對于某一對象也許就是廢品一堆，安裝必要的防盜設(shè)施是必不可少的。雖然密集架本身具有安全鎖，但還應(yīng)當(dāng)加裝其他的防盜措施，例如加裝防盜門、防盜網(wǎng)等，還可安裝電子紅外監(jiān)控警報裝置，避免不必要的損失。檔案在保管存放中，光線的損失也是不可忽視的。光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質(zhì)素都有很大的破壞作用，降低紙張強度，所以檔案密集架應(yīng)當(dāng)安裝在避免日光直曬的檔案室。實在不可避免陽光直射的檔案室，可采用遮陽窗簾來防止光線照射，也應(yīng)盡量避免燈光長時間直射檔案，避免檔案室因紫外線輻射使紙張保存期縮短。在炎熱和潮濕的環(huán)境下，檔案極其容易發(fā)生霉變，霉菌很難除根，參透到紙張內(nèi)部的霉菌還會使紙張變得脆弱變色，甚*使檔案上的字跡變得迷糊不清，牢固性在數(shù)天之內(nèi)降低，有的還會使檔案整體粘連，無法識別，因此，檔案庫密集架應(yīng)安裝放置的在盡量通風(fēng)的檔案室。檔案若已經(jīng)發(fā)生霉變，可用軟刷或干布蘸酒精輕輕擦去，然后晾干即可。如果檔案室密集架建在沿海或水域周邊的單位，還可配置除濕機，或者在密集架內(nèi)放置干燥劑，并定期檢查更換，保證檔案存放在有利壞境中。檔案存放保管時還需要防止被蟲吃掉，一旦發(fā)生，輕者損壞檔案，無法復(fù)原，重者千瘡百孔，檔案損毀，防蛀的方法其實很簡單，保持檔案室內(nèi)的空氣通常，清潔干燥。對新進入檔案，應(yīng)當(dāng)仔細檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀，需要經(jīng)過殺蟲處理過后方可裝入密集架檔案柜中，，對已經(jīng)裝入檔案密集架的檔案材料，需要定期查看，分類整理，做好相應(yīng)記錄。發(fā)現(xiàn)有蟲蛀，及時治理。檔案室應(yīng)當(dāng)定期檢查，有的單位認為只有用檔案的時候才到密集架去做檢查，其他時間就不去，一旦有蟲蛀發(fā)生，追悔莫及。為了有效的防蟲和殺蟲，也可以放置一些檔案專用防蟲藥物在檔案密集架中?；覊m的存在會使檔案紙摩擦和破壞，紙張表面容易起毛使檔案的字跡模糊不清。煙塵?；覊m有酸堿性，有較強的腐蝕作用，灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護著，是各種霉菌的傳播者。檔案室的密集架，需要通風(fēng)干燥，灰塵就難以避免，所以，保護好檔案必須做好防塵工作。要經(jīng)常打掃清理檔案室，清潔檔案室的用品，防止灰塵污染。檔案存放在檔案室的密集架中，在高溫潮濕的環(huán)境下容易生蟲長霉。避免將庫房建在建筑房屋的頂層或西向夕陽的地方，庫房要經(jīng)常監(jiān)測溫度和濕度，使其變動在規(guī)定范圍內(nèi)。為了使庫房的溫度和濕度在*佳范圍內(nèi)，可采用自然調(diào)節(jié)和機器控制兩種辦法。自然調(diào)節(jié)可用密封的辦法隔熱。機器控制則是采用電器設(shè)備，控制庫房溫濕度，如空調(diào)和抽濕機等。防止檔案受到如揉，折，劃傷等的損傷，要采用合格適當(dāng)?shù)谋９軝n案裝具存放檔案，一般有檔案專用的檔案庫存放檔案，包含裝訂的要求和擺放的規(guī)定等。要注意再查找，借的過程中，要輕拿輕放，小心維護，不能使用蠻勁來拿去或放置文檔。對已發(fā)生機械損傷或蟲蛀殘破的檔案，可采用復(fù)制的方法進行修復(fù)。