一般在檔案庫房密集架使用的時候應該注意以下幾點事項。火災是能夠對檔案造成重大損失的直接隱患，而且**性的無法挽回。密集架本身具有一定的阻燃和防火功能，但是，檔案庫首先要做好消防安全措施。在開始預先建設庫房密集架時，就應當選用一些耐燃、阻燃的防火材料，嚴把質量關，不得使用不符合標準的材料，更不能使用易燃材料。同事還應當配備一些滅火器材，以防需要時使用。不得使用規(guī)定外的電氣、電氣設備，如電水壺、電爐等，有條件的單位還可以加裝消防警報電子監(jiān)控設備。防盜是防止人為因素破壞檔案的必要措施。檔案對企業(yè)是無價的，但對于某一對象也許就是廢品一堆，安裝必要的防盜設施是必不可少的。雖然密集架本身具有安全鎖，但還應當加裝其他的防盜措施，例如加裝防盜門、防盜網(wǎng)等，還可安裝電子紅外監(jiān)控警報裝置，避免不必要的損失。檔案在保管存放中，光線的損失也是不可忽視的。光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質素都有很大的破壞作用，降低紙張強度，所以檔案密集架應當安裝在避免日光直曬的檔案室。實在不可避免陽光直射的檔案室，可采用遮陽窗簾來防止光線照射，也應盡量避免燈光長時間直射檔案，避免檔案室因紫外線輻射使紙張保存期縮短。在炎熱和潮濕的環(huán)境下，檔案極其容易發(fā)生霉變，霉菌很難除根，參透到紙張內(nèi)部的霉菌還會使紙張變得脆弱變色，甚*使檔案上的字跡變得迷糊不清，牢固性在數(shù)天之內(nèi)降低，有的還會使檔案整體粘連，無法識別，因此，檔案庫密集架應安裝放置的在盡量通風的檔案室。檔案若已經(jīng)發(fā)生霉變，可用軟刷或干布蘸酒精輕輕擦去，然后晾干即可。如果檔案室密集架建在沿海或水域周邊的單位，還可配置除濕機，或者在密集架內(nèi)放置干燥劑，并定期檢查更換，保證檔案存放在有利壞境中。檔案存放保管時還需要防止被蟲吃掉，一旦發(fā)生，輕者損壞檔案，無法復原，重者千瘡百孔，檔案損毀，防蛀的方法其實很簡單，保持檔案室內(nèi)的空氣通常，清潔干燥。對新進入檔案，應當仔細檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀，需要經(jīng)過殺蟲處理過后方可裝入密集架檔案柜中，，對已經(jīng)裝入檔案密集架的檔案材料，需要定期查看，分類整理，做好相應記錄。發(fā)現(xiàn)有蟲蛀，及時治理。檔案室應當定期檢查，有的單位認為只有用檔案的時候才到密集架去做檢查，其他時間就不去，一旦有蟲蛀發(fā)生，追悔莫及。為了有效的防蟲和殺蟲，也可以放置一些檔案專用防蟲藥物在檔案密集架中。灰塵的存在會使檔案紙摩擦和破壞，紙張表面容易起毛使檔案的字跡模糊不清。煙塵。灰塵有酸堿性，有較強的腐蝕作用，灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護著，是各種霉菌的傳播者。檔案室的密集架，需要通風干燥，灰塵就難以避免，所以，保護好檔案必須做好防塵工作。要經(jīng)常打掃清理檔案室，清潔檔案室的用品，防止灰塵污染。檔案存放在檔案室的密集架中，在高溫潮濕的環(huán)境下容易生蟲長霉。避免將庫房建在建筑房屋的頂層或西向夕陽的地方，庫房要經(jīng)常監(jiān)測溫度和濕度，使其變動在規(guī)定范圍內(nèi)。為了使庫房的溫度和濕度在*佳范圍內(nèi)，可采用自然調(diào)節(jié)和機器控制兩種辦法。自然調(diào)節(jié)可用密封的辦法隔熱。機器控制則是采用電器設備，控制庫房溫濕度，如空調(diào)和抽濕機等。防止檔案受到如揉，折，劃傷等的損傷，要采用合格適當?shù)谋９軝n案裝具存放檔案，一般有檔案專用的檔案庫存放檔案，包含裝訂的要求和擺放的規(guī)定等。要注意再查找，借的過程中，要輕拿輕放，小心維護，不能使用蠻勁來拿去或放置文檔。對已發(fā)生機械損傷或蟲蛀殘破的檔案，可采用復制的方法進行修復。